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Gestion de documents

Exploitez pleinement le potentiel de vos contenus

Lorsque les documents sont stockés à différents emplacements (sur papier, ordinateurs portables, clés USB, e-mails, réseaux et sites de partage de fichiers) et dans des entrepôts multiples, la gestion du contenu s'apparente à un véritable chaos. Ces silos de contenu freinent considérablement la productivité et augmentent les risques liés à la sécurité. Un système open source moderne de gestion de documents fait toute la différence.


Le logiciel de gestion de documents d'Alfresco vous permet de contrôler les contenus de l'entreprise sur la base d'une gouvernance de l'information transparente et d'une conformité GDPR garantie, avec à la clé des avantages immédiats et tangibles. Il vous permet notamment d'éradiquer les silos et d'être productif partout où vous travaillez.

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Logiciel de gestion de documents : fonctionnalités

Tirez des données exploitables de vos contenus grâce à une solution de gestion de documents complète. Numérisez et capturez les documents statiques pour exploiter les informations commerciales qu'ils renferment. Utilisez l'IA et l'apprentissage automatique pour extraire les données pertinentes. Grâce à des options de déploiement flexibles (dans le cloud, sur site, hybride), gérez vos documents comme vous l'entendez. Avec Alfresco Cloud, bénéficiez d'une solution de gestion de documents dans le cloud, très complète et entièrement gérée.

Fonctionnalités puissantes de recherche

Trouvez rapidement le document recherché dans votre système de gestion parmi des milliers, voire des centaines de millions de fichiers.

  • Des fonctionnalités de recherche puissantes, intégrant notamment des suggestions de recherche et des filtres, permettent de retrouver rapidement le contenu pertinent.
  • Les dossiers intelligents regroupent les fichiers en fonction de leur « nature » plutôt que de leur emplacement pour faciliter la recherche de contenus.
  • L'accès au contenu sur tous les appareils (de bureau, mobiles, etc.) et l'intégration aux applications de productivité permettent aux utilisateurs de travailler partout, avec les interfaces et appareils qui leur sont familiers, sans familiarisation préalable.
  • Alfresco Federation Services offre un moyen simple de rechercher et gérer du contenu dans plus de 60 applications métiers et systèmes de gestion de contenu d'entreprise parmi les plus courants (par exemple OpenText, OpenText Documentum et IBM FileNet).

Intégration du contenu aux processus

Maximisez la valeur de vos contenus grâce à la combinaison de fonctionnalités ECM et de workflow puissantes, et profitez de possibilités infinies d'optimiser le flux des processus métiers. Les données sont transmises à la bonne personne, au bon moment, dans les applications et sur les appareils avec lesquels elle travaille habituellement.

  • Des propriétés ou modèles de métadonnées enrichies peuvent être utilisés pour déplacer automatiquement les documents vers la prochaine étape du business process ou du système de gestion de cycle de vie.
  • Les workflows intégrés simplifient la révision et l'approbation des documents ; les définitions de processus personnalisés rationalisent les activités documentaires.
  • Les règles de dossiers déclenchent des actions automatiques pour les tâches répétitives et permettent de se concentrer sur des aspects plus cruciaux.

Sécurité des contenus sensibles

Des dispositifs de sécurité adaptés à l'entreprise et des fonctionnalités d'archivage électronique intégrées protègent le contenu sensible tout au long de son cycle de vie.

  • Des permissions avec différents niveaux d'accès pour les bibliothèques de fichiers, dossiers et fichiers permettent de déterminer qui peut consulter, modifier et supprimer tel ou tel document.
  • Le contrôle de version, notamment la capacité de rétablir une version précédente, simplifie le suivi et protège l'intégrité des fichiers.
  • La fonction simple de Records Management automatisé renforce la conformité aux politiques de gouvernance de l'information tout au long du cycle de vie des documents.
  • Alfresco Cloud, est une solution entièrement gérée (PaaS) qui représente la gestion de documents en nuage dans toute sa splendeur, offrant une sécurité et une conformité au niveau de l'entreprise jusqu'aux appareils des utilisateurs, tout en maintenant la simplicité et la facilité d'accès.

Fonctionnalités ECM d'Alfresco

Alfresco Content Services offre des fonctionnalités d'Enterprise Content Management (ECM) ouvertes, flexibles et évolutives. Le contenu est accessible partout, quels que soient l'endroit où il est stocké et la manière dont vous travaillez, et s'intègre en toute facilité à vos applications métiers.

Plateformes de gestion de contenu cloud natives nouvelle génération : un atout par rapport aux systèmes ECM hérités

Les entreprises doivent agir vite, s'adapter rapidement et innover constamment. Elles doivent également répondre aux attentes des équipes modernes et décentralisées et d'une clientèle férue de technologie. Votre système ECM hérité entrave-t-il la bonne marche de vos activités ? Téléchargez cet eBook pour découvrir comment fournir rapidement des solutions innovantes adaptées aux besoins de vos utilisateurs, qui permettront à votre entreprise de prospérer. 

Logiciel de gestion de documents : FAQ

Qu'est-ce que le logiciel de gestion de documents ?

Un logiciel de gestion de documents permet de stocker, consulter, gérer, contrôler et suivre des documents électroniques et les images électroniques d'informations sur papier capturées au moyen d'une technologie de numérisation de documents ou d'ingestion de données. Un système de gestion de documents peut être soit une solution simple de partage, gestion et organisation de fichiers numériques, soit faire partie d'un système de gestion de contenu d'entreprise sophistiqué, doté de fonctionnalités avancées de gouvernance de l'information, de Records Management, etc.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de documents ? Quels sont les avantages ?

Une solution de gestion de documents permet de capturer et de stocker tous les documents de l'entreprise, et les informations exploitables qu'ils renferment, dans un emplacement centralisé, ce qui facilite considérablement les recherches. Les équipes ne perdent plus de temps à retrouver des dossiers papier ou des documents électroniques éparpillés dans des entrepôts cloisonnés. Certains systèmes de gestion de documents offrent des fonctionnalités supplémentaires pour optimiser la sécurité, ainsi que le suivi et le partage des documents.

Comment choisir son logiciel de gestion de documents ?

Lors du choix d'un logiciel de gestion de documents, il est important de prendre en compte sa capacité d'intégration avec d'autres systèmes métier (par ex., Salesforce et SAP), pour rendre le contenu disponible pour toute une gamme d'applications professionnelles.
 
Il faut également tenir compte de la manière dont les utilisateurs vont interagir avec le système car nous ne travaillons pas tous de la même manière. Certains préfèrent utiliser un appareil mobile, d'autres un navigateur Web, et d'autres encore un ordinateur de bureau.

Quels sont les avantages d'un système open source de gestion de documents ?

Un système de gestion de documents ouvert vous permet d'enrichir les informations de contenu via des systèmes capables d'étendre les fonctions essentielles, notamment les technologies d'intelligence artificielle (IA) et d'apprentissage automatique (ML) disponibles dans le commerce.

Qu'est-ce qui différencie un système de gestion de documents d'un système de gestion de contenu d'entreprise (ECM) ?

Un système de gestion de documents permet de gérer et de contrôler l'ensemble des documents de l'entreprise, tandis qu'un logiciel de gestion de contenu d'entreprise (ECM) offre des capacités plus étendues pour gérer et contrôler l'accès à différents types de fichiers (pas seulement des documents) ; il peut aussi inclure d'autres fonctionnalités, telles que workflows, gestion des processus métiers et gouvernance de l'information. Les plateformes de services de contenu tendent aujourd'hui à remplacer les systèmes ECM.

Quels sont les avantages d'un système de gestion de documents basé dans le cloud ?

Un système de gestion de documents basé dans le cloud allège la charge de travail du service informatique (gestion de l'infrastructure, maintenance, évolutivité, redondance, sécurité). Les mises à jour sont automatiques. Certains de ces systèmes donnent accès à des solutions de stockage très économiques, comme Amazon AWS Glacier, qui réduisent considérablement les coûts de stockage à long terme des contenus peu utilisés. Une PaaS (Platform-as-a-Service) offre une solution entièrement gérée de services de contenu de bout en bout.

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