社内のコンテンツを最大限に活用する
文書が紙の書類であったり、ラップトップ、USBスティック、Eメールやネットワークドライブ、または、さまざまなリポジトリやファイル共有サイトなど複数の場所に保存されていたりすると、収拾がつかなくなります。こうしたコンテンツサイロが多数あると、業務効率が低下するだけでなく、情報セキュリティのリスクも高まります。最新のオープンソースベースの文書管理システムはすべてを変えます。
Alfrescoの文書管理ソフトウェアを使用すると、コンテンツをシームレスな情報ガバナンスと効果的なGDPRコンプライアンスで管理でき、ビジネス上のメリットを目の見える形で実現します。世界トップクラスのエンタープライズ文書管理システムでサイロ化を解除したり、どこからでも生産性を向上させたりなど、多く機能を備えています。
文書管理ソフトウェアの機能
完全なドキュメント管理ソリューションにより、コンテンツから実用的なインサイトを得ることができます。文書をスキャンしキャプチャすることで、紙の書類からビジネス情報を解放し、AIや機械学習機能によって価値の高いインサイトや分析を引き出せます。そのためのプラットフォームもクラウド、オンプレミス、ハイブリッドの形態でデプロイできるため、ニーズにぴったりな方法で文書を管理できます。文書管理ソリューションの詳細は、完全に管理されたクラウドベースの文書管理システムであるAlfresco Cloudをご覧ください。
パワフルな検索・整理機能
文書管理システムに何千ものファイルがあったり、数十万のファイルがあったりしても、探している正確な文書をすばやく見つけることができます。
- 瞬時に検索候補を表示したり、フィルタを使って関連コンテンツをすばやく表示したりできるパワフルな検索機能
- スマートフォルダは、ファイルの保存場所ではなく、その内容に従ってグループ化することで、コンテンツの検索を容易にします。
- モバイル、デスクトップ、Webアクセス、一般的な生産性向上アプリケーションからのアクセスは、使い慣れたデバイスとインターフェイスを使ってどこからでも作業できます。学習曲線を気にする必要はありません。
- Alfresco Federation Servicesでは、世界をリードする60以上のビジネスエンタープライズ文書管理アプリケーション（OpenText、OpenText Documentum、IBM FileNetなど）から簡単にコンテンツを検索、管理できます。
コンテンツをプロセスに統合
エンタープライズ文書管理とワークフロー機能の強力な組み合わせにより、コンテンツの価値を最大化し、業務フローを改善する無限の機会が広がります。業務の遂行に既に使用しているアプリケーションやデバイスで、情報が適切な人に適切なタイミングで届きます。
- 豊富なメタデータモデルとプロパティを使って、文書を自動的にビジネスプロセスやレコード管理のライフサイクル内で移動できます。
- 内蔵のワークフローを使って文書のレビューや承認プロセスを単純化できるだけでなく、カスタムのプロセス定義を作成すれば、書類を多用する業務を合理化できます。
- フォルダルールによって繰り返し作業の自動アクションがトリガーされるため、より重要な業務に集中できます。
重要なビジネスコンテンツのセキュリティ保護
エンタープライズクラスのセキュリティコントロールと内蔵のレコード管理機能により、重要なビジネスコンテンツをあらゆる段階で保護します。
- ファイルライブラリ、フォルダおよびファイルに対して複数のレイヤのアクセス権を設定することで、誰が文書を表示、更新、削除するか管理できます。
- 文書を改訂前の状態に完全に戻すロールバック機能など、バージョン管理機能が用意されているため、文書の記録追跡が簡単になり、ファイルの整合性も保たれます。
- シンプルで自動化されたレコード管理により、文書のライフサイクル全体を通じて情報ガバナンスポリシーの遵守を強化、徹底できます。
- Alfresco Cloudは、完全管理サービス提供（PaaS）であり、ユーザーが必要とするシンプルさと簡単なアクセスを維持しながら、ユーザーのデバイスに至るまで、エンタープライズレベルのセキュリティとコンプライアンスを提供します。
次世代コンテンツサービスプラットフォーム:レガシーECMよりもクラウドネイティブの優位性
Companies need to move fast, adapt quickly, and innovate continuously. They must satisfy the demands of a modern, distributed workforce and technically savvy customer base. Is your legacy system holding you back? Download this eBook to learn how to rapidly deliver the innovative solutions that users will love and that your business needs to succeed.
文書管理ソフトウェアに関するFAQ（よく寄せられる質問）
文書管理ソフトウェアは、文書スキャン技術によってキャプチャされた、またはデジタル文書として取り込まれた紙ベースの情報のデジタル文書および電子画像の保存、アクセス、管理、制御、追跡に役立ちます。文書管理システムは、デジタルファイルの共有、管理、整理を支援する非常にシンプルなソリューションとして利用ことも、または情報ガバナンス、レコード管理などをサポートするための機能を強化した高度なエンタープライズコンテンツ管理システムの一部として利用することもできます。
文書管理ソリューションは、組織の文書中心の情報をキャプチャして保存するための一元的な場所を作成します。これにより、文書と情報の検索が著しく容易になり、リポジトリやサイロ全体で紙やデジタル資産を検索するのではなく、それぞれの役割に集中できるようになります。文書管理システムの中には、セキュリティ、文書の追跡や共有を強化する追加機能を提供するものがあります。
文書管理ソフトウェアを選定する場合、他の業務システムとの統合・拡張機能を検討することが重要です。それによって、コンテンツが幅広い業務アプリケーション（Salesforce and SAPなど)で利用できるようになります。
また、ユーザーがどのようにシステムを操作するかについても考慮する必要があります。モバイルデバイスで操作する人、ウェブブラウザーで操作する人、デスクトップから直接操作する人など、人によって操作方法は異なります。
オープン文書管理システムソフトウェアを使用すると、市販のAIや機械学習技術など、主要な機能を拡張できるシステムを介してコンテンツ情報を充実させることができます。
文書管理システムを使用することで、組織全体で文書を管理・制御できますが、ECM（エンタープライズコンテンツ管理）システムは、文書だけでなくさまざまなファイルタイプへのアクセスを管理・制御する広範な機能を提供します。また、ワークフロー、ビジネスプロセス管理、情報ガバナンスなどの追加機能が含まれる場合があります。現在、ECMはコンテンツサービスプラットフォームに置き換えられています。
クラウドベースの文書管理システムのメリットは、システムインフラストラクチャ、メンテナンス、拡張性、冗長性、セキュリティに対するITへの負担を軽減することです。更新は自動的に行われます。クラウドベースの文書管理システムの中には、Amazon AWS Glacier など、非常に低コストの長期アーカイブストレージと連携するものもあります。これにより、頻繁にアクセスされないものの、長期保存が必要なコンテンツのコストを大幅に削減できます。Platform-as-a-Service（PaaS）コンテンツサービスソリューションは、エンドツーエンドの完全管理コンテンツサービスを提供します。