Logiciel de collaboration dans l'entreprise
Faire tomber les obstacles pour assurer la réussite des équipes
Collaborer efficacement est essentiel pour assurer la réussite d'une entreprise. Avec l'essor du cloud, un grand nombre de sociétés abandonnent les applications de bureau Microsoft Office au profit des applications cloud Microsoft 365 (anciennement Office 365) et Google Docs, boostant la productivité grâce aux outils collaboratifs et simplifiant l'accès aux contenus, partout et à tout moment.
Alfresco permet d'étendre les avantages des applications cloud Microsoft 365 et Google Docs aux contenus critiques de toute l'entreprise, en améliorant la productivité et en assurant une source unique de vérité, le contrôle des accès et le respect des exigences de conformité.
« Alfresco nous a permis de fournir à nos utilisateurs des outils collaboratifs au sein d'un environnement moderne et sécurisé, tout en conservant l'accès au code source. Nous souhaitons prochainement ajouter des fonctionnalités de collaboration sociale qui permettront à nos chercheurs de partager leurs idées et de tester les résultats plus facilement. »
— David Cordner, NASA, Architecte informatique, Direction de la recherche
Utiliser Microsoft 365 avec Alfresco
Alfresco Collaboration Connector pour Microsoft 365 permet de collaborer facilement en temps réel à la rédaction de documents Office en utilisant les applications web Microsoft Office courantes. Le contenu est stocké de façon permanente dans Alfresco (source unique de vérité), ce qui permet d'éviter le cloisonnement des informations et les risques associés.
- Modifiez des documents Word, Powerpoint et Excel stockés dans Alfresco
- Partagez des documents Office avec vos collaborateurs
- Co-rédigez des documents Office en temps réel
Utiliser Google Docs avec Alfresco
L'intégration de Google Docs à Alfresco vous permet d'accéder aux fonctionnalités d'édition en ligne de Google Docs, tout en gardant vos contenus stockés en permanence dans Alfresco.
- Modifiez du contenu stocké dans Alfresco directement dans Google Docs
- Partagez du contenu avec d'autres utilisateurs et collaborateurs
- Co-rédigez du contenu en temps réel
Collaboration sécurisée avec les partenaires externes
Alfresco simplifie la collaboration avec les partenaires externes et offre une solution de collaboration professionnelle qui réduit les risques associés au partage de documents par e-mail, via une clé USB ou un service cloud non officiel.
- Invitez des utilisateurs externes à collaborer avec vous sur du contenu par le biais d'une plateforme de collaboration professionnelle
- Simplifiez le partage des contenus grâce à des liens publics vers les documents, pour éviter les envois par e-mail
- Gardez le contrôle grâce à des fonctionnalités de gestion simples (suppression de l'accès des partenaires externes une fois la collaboration terminée, par ex.)
Collaborer et annoter en temps réel
Avec Alfresco Enterprise Viewer, collaborez à la rédaction de documents et annotez des fichiers en temps réel.
- Tous les participants voient les annotations en temps réel
- Un bouton permet de répondre facilement aux annotations
- Le volet des participants indique le nom de la personne en train d'annoter le document
- La fenêtre de chat permet de dialoguer pendant la phase de relecture
- Démarrez une réunion dans Microsoft Teams ou Zoom depuis le document que vous modifiez
- Plus qu'une simple visionneuse, un véritable outil de collaboration professionnelle
FAQ sur la collaboration dans l'entreprise
Q : Qu'est-ce que Microsoft 365 ?
R : Microsoft 365 (anciennement Office 365) est la plateforme cloud de Microsoft basée sur un abonnement, regroupant des applications Office en ligne courantes comme Word, Excel et Powerpoint.
Q : Quels sont les bénéfices de l'intégration d'applications cloud telles que Microsoft 365 ou Google Docs ?
R : Pour la majorité des entreprises, Office est la suite d'outils de productivité par excellence. L'intégration native entre Alfresco et les plateformes Microsoft ou Google simplifie la collaboration, facilite l'accès aux outils courants nécessaires aux équipes pour travailler et permet de stocker les contenus essentiels dans Alfresco, de manière sécurisée et dans le respect des exigences de conformité.
Q : En quoi une stratégie de gestion de contenu basée sur une « source unique de vérité » est-elle importante ?
R : La dispersion des contenus dans différents entrepôts et applications métiers est un problème pour bon nombre d'entreprises aujourd'hui. Alfresco est un système de gestion de contenu d'entreprise (ECM) qui permet d'intégrer d'autres applications métiers pour éviter que les contenus ne soient cloisonnés (stockage de contenu de manière permanente dans Microsoft OneDrive, par ex.).
Q : Qu'est-ce qu'une annotation ?
R: Une annotation est une information supplémentaire fournie par un utilisateur. Elle est associée à une zone particulière du document et stockée de manière superposée au document, sans le modifier. Plusieurs types d'annotation sont disponibles, le plus courant étant les notes en jaunes que l'on peut ajouter aux documents.
Q. Pourquoi utiliser un système de collaboration pour gérer les documents ?
Certains documents peuvent nécessiter de nombreuses discussions. Dans le cadre d'un essai clinique, par exemple, les annotations comportent parfois plus de texte que les documents eux-mêmes. La capacité à collaborer en temps réel sur un document, avec la possibilité pour les réviseurs de voir les annotations à mesure qu'elles sont ajoutées et d'y répondre rapidement, peut être cruciale dans certains secteurs d'activité.