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Logiciel de gouvernance de l'information

Gouvernance intégrée pour simplifier la conformité

La gouvernance de l'information (GI) aide à gérer l'utilisation, la sécurité, la conservation et la suppression du patrimoine informationnel de l'entreprise. Elle est le seul moyen pour l'entreprise de répondre à ses obligations de conformité, de se protéger des pertes de données, de limiter les risques de sécurité et de prévenir la surcharge de contenus, en gagnant du temps et en réduisant les coûts.
 

Alfresco Governance Services garantit une simplicité et un contrôle sans équivalents en matière de gouvernance de l'information, grâce à une plateforme de gestion des contenus et processus ouverte et entièrement intégrée qui renforce la conformité. Depuis de nombreuses années, des entreprises de premier plan font confiance à Alfresco pour les aider à gérer l'information dans leurs secteurs d'activité très réglementés.

Fonctionnalités d'Alfresco Governance Services

Alfresco garantit une simplicité et un contrôle sans équivalents, réduisant les risques et renforçant la conformité. Alfresco Governance Services automatise toutes les étapes du cycle de vie de l'information – saisie, conservation, destruction finale ou archivage – et requiert peu, voire aucune, intervention humaine.

 

Résoudre les problèmes de gouvernance grâce à l'automatisation et à l'intelligence artificielle

Téléchargez notre nouvel eBook consacré à la résolution des problèmes courants auxquels sont confrontées les entreprises qui tentent de contrôler leurs informations commerciales. Vous y trouverez des informations utiles sur les approches et technologies modernes qui simplifient la gouvernance de l'information et la rendent plus efficace et plus économique. Découvrez ce qui fait d'Alfresco un fournisseur de premier plan pour les organisations du monde entier.

Fonctionnalités et avantages de gouvernance de l'information

Simplicité grâce au Records Management automatisé

Déclaration et classement automatiques pour garantir une utilisation cohérente et conforme

  • Grâce à des règles et métadonnées, la déclaration et le classement des documents sont automatisés et nécessitent très peu d'intervention humaine, voire aucune.
  • La gestion des processus métier (BPM) automatise la révision, l'approbation, la déclaration et le classement.
  • En configurant des plans de classement, vous contrôlez facilement le calendrier de conservation des documents –  révision, rétention, transfert, archivage et destruction.
  • Classez intelligemment les documents et archives en intégrant Alfresco Intelligence Services.
  • Les archives restent facilement accessibles (accès contrôlé par des droits) et ne sont pas « ensevelies » dans un plan de classement incompréhensible.
Information Governance Features

Découvrez par vous-même le Records Management automatisé

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Essayer

Sécurité sans faille

Contrôlez et préservez la confidentialité des fichiers et archives de l'entreprise grâce à de nombreuses fonctions de sécurité développées au fil des années en collaboration avec les administrations et services de renseignement

  • Différents contrôles d'accès, niveaux d'autorisation et marques de sécurité assurent un contrôle granulaire des permissions et accès.
  • Des pistes d'audit de bout en bout permettent de savoir qui a eu accès à quelle archive, quand et quelles modifications ont été apportées.
  • Des règles de conservation simples à configurer garantissent que les archives et fichiers sont gérés en accord avec les règles de conformité et de gouvernance.
Complete Security for information

Gestion du cycle de vie de l'information

  • Stockez facilement les contenus et archives sur différents périphériques de stockage conformément aux exigences réglementaires.
  • Intégration aux systèmes de stockage sur site et dans le cloud (y compris AWS et Azure) pour une flexibilité maximale et des coûts de stockage réduits.
  • Transfert automatique vers les différentes classes de stockage : Amazon S3 Standard pour le stockage à usage général ou les données fréquemment consultées ; S3 Standard-IA pour les données peu consultées et S3 Glacier pour l'archivage à long terme et la conservation des contenus dématérialisés.
  • Convertissez les formats propriétaires en documents PDF/A pour un stockage à long terme.
data information lifecycle management

Fonctionnement de la solution de gouvernance de l'information d'Alfresco

Regardez une brève présentation de l'architecture et des fonctionnalités d'Alfresco Governance Services

Technologie ouverte pour plus de flexibilité

Répondez aux exigences de conformité actuelles et futures grâce à une plateforme open source basée sur des standards ouverts, pour une solution viable à long terme

  • Accédez à des archives vieilles de plusieurs années ou décennies sans problème de format ou de système propriétaire.
  • Gérez vos archives à leur emplacement dans les systèmes hérités sans avoir à les transférer.
  • Intégrez facilement les nouvelles applications métier et ressources au processus de Records Management existant.
  • Adaptez facilement les règles et calendriers de conservation aux nouvelles exigences légales ou réglementaires.
open source technology for flexibility

Conformité aux exigences réglementaires

Respectez vos obligations de conformité dans des secteurs très réglementés comme les services publics ou financiers et la santé avec l'appui d'un partenaire de confiance

  • Simplifiez et renforcez la conformité avec la seule solution de Records Management open source certifiée par le département de la Défense américain (DoD 5015.02 CH2 et CH3).
  • Respectez les contraintes de Records Management et les normes telles que NARA/OMB 2016 et 2019, ISO 15489, ISO 16175, MoReq et VERS
  • Dans le cadre de procédures d'e-Discovery, gagnez du temps, réduisez les coûts et conservez les contenus nécessaires
  • Soyez en conformité avec les législations sur la protection des données, notamment le RGPD, le California Privacy Act (CCPA) et l'Ohio Data Protection Act
compliance obligations in highly regulated sectors
Il est temps pour votre entreprise de faire passer ses initiatives de modernisation numérique au niveau supérieur !

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FAQ sur la gouvernance de l'information

Qu'est-ce que la gouvernance de l'information ?

La gouvernance de l'information consiste à créer et gérer un cadre logique et cohérent établissant des directives, règles et procédures à suivre pour que le personnel de l'entreprise traite les données conformément aux politiques et procédures établies.

Qu'est-ce qui distingue gouvernance de l'information et gestion de l'information ?

La gestion de l'information, principalement assurée par le service informatique, est axée sur la manière de traiter l'information. La gouvernance de l'information vise à définir les raisons de l'existence de l'information (politiques).

Pourquoi la gouvernance de l'information est-elle importante ?

La gouvernance de l'information a pour fonction de contrôler le patrimoine informationnel de l'entreprise, à savoir aussi bien le contenu numérique non structuré que les données structurées et les documents papier. Elle englobe les politiques, procédures et technologies qui déterminent comment votre organisation gère, sécurise, utilise, conserve et détruit ces données.

En quoi la gouvernance de l'information est-elle nécessaire ?

Un programme solide de gouvernance de l'information aide l'entreprise à respecter la législation et les réglementations, à protéger ses données et sa réputation et à répondre efficacement aux demandes liées à l'e-Discovery et au droit d'accès à l'information. Il permet également d'éviter la surcharge de données en conservant uniquement les contenus essentiels.

Qu'est-ce qui distingue Records Management et gouvernance de l'information ?

Le Records Management (RM) n'est que l'un des aspects de la gouvernance de l'information qui englobe d'autres éléments tels que sécurité des données, gestion du cycle de vie de l'information et e-Discovery.