目に見えない情報ガバナンスでコンプライアンスを簡単に実現
情報ガバナンス（IG）は、ビジネス情報の利用、セキュリティ保護、保管、破棄を管理していく上で重要な役割を果たします。今日の厳格なコンプライアンスのニーズを満たす方法はIGしかありません。IGによってデータの紛失、セキュリティの脅威、過剰な情報を防止・軽減できるだけでなく、時間とコストも節約できます。
Alfresco Governance Servicesは、シンプルさと卓越した情報ガバナンス管理機能を兼ね備えています。オープン規格のアーキテクチャであるため、コンテンツとプロセスの完全統合型ガバナンスが可能であり、コンプライアンスを大幅に強化することができます。Alfrescoは、長きにわたり、世界で最も規制の厳しい業界で活躍する大手企業の頼れるパートナーとして高い評価を得ています。
Alfrescoの情報ガバナンス機能
シンプルさを極めた自動レコードマネジメント
レコードの宣言と整理保管を自動的に行うことで、一貫した処理とコンプライアンスを実現します。
- ビジネスルールとメタデータでレコードの宣言、整理保管を自動化。ユーザーの作業はほとんど必要ありません。
- レコードのレビュー、承認、宣言、整理保管を自動化するビジネスプロセス管理機能。
- 整理保管プランを設定することで、レビュー、保留、転送、アーカイブ、破棄のスケジュールを簡単に制御できます。
- Alfresco Intelligence Servicesを統合することで、文書や記録情報の分類をインテリジェントに行うことができます。
- レコードへのアクセスを権限で管理。複雑な整理保管プランでも、レコードに簡単にアクセスできます。
完全なセキュリティ
政府機関や諜報機関との長年にわたる共同開発による豊富なセキュリティ機能を使うことで、書類や社内の記録情報へのアクセスを緻密に制御し、情報を安全に守ることができます。
- アクセス制御、セキュリティクリアランスレベル、セキュリティマークを組み合わせることにより、セキュリティと権限を緻密に制御できます。
- 完全な監査証跡をもとに、企業は記録情報やファイルに誰がアクセスし、いつ何をしたかを掌握できます。
- 記録情報やファイルが確実にデータガバナンスとコンプライアンスルールに従って管理されるようにするための保管スケジュールを簡単に設定できます。
情報ライフサイクル管理に関する
- コンテンツや記録情報を規制要件に従って様々な種類のストレージデバイスにシームレスに保存できます。
- オンプレミスとクラウドのストレージシステム（AWSとAzureを含む）を統合することで、ストレージを柔軟に使い分け、コストを削減できます。
- 頻繁にアクセスするデータはAmazon S3、使用頻度の少ないデータはS3 Standard-IA、長期間アーカイブおよび電子保管する必要があるデータはS3 Glacierに保存するなど、ストレージのあらゆる階層に自動的にコンテンツを移行できます。
- 様々なプロプライエタリ形式の書類をPDF/A形式に変換して長期保存できます。
Alfrescoの情報ガバナンスソリューションの仕組み
Alfresco Governance Servicesのアーキテクチャと機能の概要を説明したビデオをご覧ください。
柔軟性のためのオープンテクノロジー
オープン規格とオープンソース技術を基盤とするプラットフォームであるため、進化し続けるコンプライアンスのニーズに1つのソリューションで長期にわたり対応できます。
- プロプライエタリシステムやファイル形式に縛られることなく、10年以上の単位でレコードを使い続けることができます。
- 旧型システムにあるレコードを移行せずに管理できます。
- 新しいビジネスアプリケーションやアセットタイプをすぐにレコードマネジメントプロセスに統合できます。
- 新しい法的規制への対応が必要になった際に、それらの要件に応じてビジネスルールや保管スケジュールを調整することができます。
法令遵守
行政、金融サービス、医療などの規制が厳しい分野におけるコンプライアンスを、その分野に精通するパートナーが支援します。
- DoD 5015.02 CH2およびCH3の認定を受けた唯一のオープンソースレコードマネジメントソリューションを使って、コンプライアンスを簡略化および強化できます。
- NARA/OMB 2016および2019、ISO 15489、ISO 16175、MoReq、VERSなど、多様なレコードマネジメント規制／規格に対応できます。
- eDiscovery（電子証拠開示手続）にかかる時間とコストを削減し、必要に応じてコンテンツをホールドできます。
- 法令遵守を徹底できるよう、GDPR、CCPA、Ohio Data Privacyなどの個人情報保護法に対応しています。
情報ガバナンスに関するFAQ
情報ガバナンスは、従業員が組織内のデータを定められた方針・手順に従って処理するようにコントロールするためのガイドライン、ルール、体制を整備、維持していくことを指します。
情報管理は情報を管理する「仕組み」を指し、ほとんどの場合ITが業務を担当します。これに対し、情報ガバナンスは情報を管理するための「規律」（方針）を指します。
情報ガバナンスは、非構造型のデジタルコンテンツだけでなく、構造型のデータや紙の書類など、すべてのビジネス情報をコントロールするための概念です。組織がそれらの情報を管理、保護、利用、保管、破棄するための方針や手順、テクノロジーに関わります。
堅牢な情報ガバナンスプログラムがあれば、組織は法律や規制を遵守し、データや評判を守ることができるほか、eDiscovery（電子証拠開示手続）や米国の情報公開法（FOIA／FOI）にも効率的に対応できます。また、最も重要なコンテンツだけをキープして、情報過多を防ぐこともできます。
レコードマネジメント（RM）は情報ガバナンスの1要素であるのに対し、情報ガバナンスプログラムはデータのセキュリティ、情報ライフサイクル管理、eDiscovery（電子証拠開示手続）など、より広範な側面をつかさどります。