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Logiciel de Records Management

Gestion des documents et archives adaptée à votre mode de travail

Dans un contexte de réglementations toujours plus nombreuses, les entreprises doivent protéger de multiples documents et fichiers, les traiter comme documents d'archives et les gérer dans le respect des exigences de conformité en suivant des procédures et des règles de destruction précises. Si quasiment tous les contenus peuvent être considérés comme des documents d'archives, le Records Management englobe le plus souvent les documents physiques et électroniques, les vidéos, les fichiers audio, les images et autres types de contenu.

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« Outre ses remarquables fonctionnalités, l'atout majeur d'Alfresco est sa capacité à assurer l'intégralité du processus de Records Management. Une fois la solution adoptée pour gérer les documents et collaborer, il est relativement simple pour nos équipes de sauter le pas et de déclarer les enregistrements via l'interface Alfresco Share qui leur est familière. »

- Franz Weismann, Directeur adjoint, Technologie et gestion de l'information, Département de la sécurité publique, Nouveau-Brunswick

Fonctionnalités et avantages du logiciel de Records Management d'Alfresco

Gouvernance de l'information intégrée et automatique

Alfresco utilise une technologie de pointe pour automatiser le processus de Records Management, exécutant les processus de bout en bout de manière automatique et transparente. Simple à utiliser, le système garantit la conformité en nécessitant peu, voire aucune, intervention humaine.

  • Les règles simples à configurer et les métadonnées déterminent automatiquement les contenus à déclarer en tant qu'enregistrements et leur destination dans le plan de classement, tandis que les documents restent facilement accessibles aux utilisateurs autorisés
  • Des règles et processus métier solides facilitent le classement, la recherche, la révision et l'audit des documents d'archives, permettant aux utilisateurs et administrateurs de gagner du temps
  • En configurant des plans de classement, vous contrôlez facilement le calendrier de conservation des documents (révision, rétention, transfert, archivage et destruction)
  • Avec Desktop Sync for Alfresco Governance Services pour Windows et MacOS, déclarez les enregistrements directement depuis le Bureau
Résoudre les problèmes de gouvernance grâce à l'automatisation et à l'intelligence artificielle

Téléchargez notre nouvel eBook consacré à la résolution des problèmes courants auxquels sont confrontées les entreprises qui tentent de contrôler leurs informations commerciales. Vous y trouverez des informations utiles sur les approches et technologies modernes qui simplifient la gouvernance de l'information et la rendent plus efficace et plus économique. Découvrez ce qui fait d'Alfresco un fournisseur de premier plan pour les organisations du monde entier.

Conservez et gérez les archives sur place

Gérez les documents là où ils se trouvent (« sur place »). Contrôlez de manière centralisée les contenus et documents d'archives dispersés dans différents systèmes, en évitant une migration coûteuse.

  • Centralisez la création et la maintenance de vos plans de classement et calendriers de conservation et appliquez-les de manière cohérente dans toutes les applications héritées
  • Effectuez des recherches fédérées dans différents systèmes, avec affichage personnalisé des résultats, pour les procédures d'e-Discovery ou la conservation à des fins légales et exportez au format EDRM XML dans les outils de révision
  • Gérez les documents d'archives dans différents systèmes grâce à plus de 70 connecteurs, notamment pour Microsoft Office 365, Microsoft SharePoint, Microsoft Exchange, Google Mail, OpenText, Documentum, IBM Filenet, SAP, Salesforce.com, Box et bien d'autres
  • Gérez les documents « sur place » et effectuez des transferts à la demande ou à l'aide des connecteurs de gestion « sur place »

En savoir plus sur la fédération des contenus et la gestion sur place d'Alfresco

manage records in one place

La suspension provisoire du traitement normal ou de la destruction d'un groupe de documents d'archives peut être demandée lorsqu'une investigation est en cours ou doit avoir lieu dans le cadre d'un audit ou d'un litige, par exemple. Élément de la procédure d'e-Discovery, la suspension légale permet de s'assurer que les données clés sont conservées. Alfresco Governance Services permet de gérer plus efficacement et à moindre coût la conservation de ces contenus à des fins légales.

  • Gagnez du temps et réduisez les coûts des procédures d'e-Discovery grâce à des fonctionnalités de recherche puissantes
  • Appliquez différentes « retenues » aux documents pour empêcher leur modification ou leur destruction

En savoir plus sur l'e-Discovery et les suspensions légales

Information legal holds

FAQ sur le Records Management

Qu'est-ce que le Records Management ?

Le Records Management consiste à contrôler les informations cruciales qui ont besoin d'être conservées par l'entreprise ou l'organisation. Il est utilisé dans des secteurs très réglementés pour gérer les données des administrations, les documents financiers, juridiques, les dossiers des particuliers, ainsi que dans les secteurs où les données peuvent faire l'objet d'audits.

Pourquoi le Records Management est-il important ?

Le Records Management garantit que les documents importants (sur le plan historique, fiscal ou juridique) sont identifiés et conservés, et que les données non vitales sont supprimées en temps voulu, conformément aux directives établies.

Quels sont les avantages du Records Management ?

Le Records Management permet notamment de mieux gérer vos documents (aux formats papier et électronique) ; de réduire le volume de données superflues ; de réduire les coûts de stockage (moins d'équipements, fournitures) ; et d'augmenter l'espace de bureau disponible en évitant de stocker des informations inutiles. De plus, le Records Management accélère l'accès aux informations et est un gage de responsabilité institutionnelle.

Quel est l'intérêt d'utiliser Alfresco pour gérer le Records Management ?

Alfresco Governance Services fournit des fonctionnalités de Records Management entièrement intégrées à Alfresco Content Services. Elles facilitent l'exploitation des fichiers et leur déclaration en temps opportun comme documents d'archives, sans modifier vos habitudes de travail.

Contacter Alfresco

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