ユーザー業務にシームレスに機能するレコードの保持と管理
業界の規制や法的規制の厳格化に伴い、企業は多様な書類や情報ファイルを会社の記録情報（レコード）として安全に保管し、特定の手順や破棄ルールに従ってそれらを管理することを強いられています。ほぼあらゆる情報が「レコード」とみなされますが、通常レコードマネジメントの対象となるのは電子形式の書類と紙の書類の両方、ビデオ、音声ファイル、画像、その他の種類のコンテンツです。
「Alfrescoには優れた機能がたくさんありますが、一番の魅力は総合的なレコードマネジメントが行えることです。このソリューションを共同作業や文書管理で使えば、同じインターフェイスを持つAlfresco Shareを使ってレコードの宣言も難なくこなせます」
- The New Brunswick Department of Public Safety（DPS） 情報管理・テクノロジー担当アシスタントディレクター Franz Weismann氏
Alfresco Records Managementソフトウェアの機能とメリット
目に見えない、自動化された情報ガバナンス
Alfrescoは、洗練されたテクノロジーを連携させることでレコードマネジメントを自動化しています。Alfresco環境では、ユーザーの目に見えないところでエンドツーエンドのプロセスが自動的に行われます。システムは使いやすく、ユーザーの作業をほとんど介さずに、コンプライアンスが達成されます。
- 設定が簡単なルールとメタデータにより、レコードとして宣言する必要のある情報と、整理保管プランの対象となる情報が自動的に分類され、適切な権限を持つユーザーだけがそれらの情報に簡単にアクセスできます。
- 強力なルールとビジネスプロセスを使って記録情報を分類保管、検索、レビュー、監査できるため、ユーザーや管理者の作業時間を節約できます。
- 整理保管プランを設定することで、レビュー、保留、転送、アーカイブ、破棄のスケジュールを簡単に制御できます。
- Desktop Sync for Alfresco Governance Servicesを使うと、WindowsやmacOSコンピュータのデスクトップから直接レコードの宣言を行うことができます。
レコードを保持し、適切な場所に管理
記録情報を既存の場所に保存したまま（"インプレース"）管理できます。様々なシステムに分散されているコンテンツや記録情報を中央で管理するため、コンテンツをわざわざ移行する必要がありません。
- 整理保管プランや保管スケジュールの作成、メンテナンスを1か所で行い、すべての旧式アプリケーションに統一的に適用できます。
- eDiscovery（電子証拠開示）やホールド要求に応える際に、カスタマイズされた検索ビューを使って複数の旧式システム内をくまなく検索し、EDRM XML形式でレビューツールにエクスポートできます。
- 多種多様なシステムに保存されている記録情報を管理できます。Microsoft Office 365、Microsoft SharePoint、Microsoft Exchange、Gmail、 OpenText、Documentum、 IBM FileNet、SAP、 Salesforce.com、Box、その他のホストなど、70以上のコネクタが用意されています。
- インプレースで管理することも、インプレース管理コネクタを使ってコンテンツをオンデマンドで移行することもできます。
訴訟ホールド
訴訟ホールドとは、監査や訴訟などの司法調査の可能性があると判断された段階で、関連するすべての記録情報の破棄または処理を一時的に中断することを指します。eDiscovery（電子証拠開示手続）の過程で、重要なデータをそのままの状態に保つ方法の一つです。Alfresco Governance Servicesを使うと、訴訟ホールドを効率的かつ低コストで管理することができます。
- パワフルな検索機能を使って、eDiscoveryにかかる時間とコストを削減できます。
- ホールドプロセスの過程で、情報が変更または破棄されるのを防ぐために、複数のレコードを一度にホールドできます。
Alfrescoを使った情報ガバナンス
レコードマネジメントに関するFAQ
レコードマネジメントは、長期間保つ必要がある重要なビジネス情報を管理するプロセスです。政府機関に提出する情報、財務関連の書類、法的書類、個人情報の記録の管理、監査が行われる場所など、厳格な規制に従う必要がある環境で使用されます。
レコードマネジメントは、事業の記録情報、年度データ、法務関連の書類など、重要なレコードを分類して保存し、重要ではないレコードを決められたガイドラインに従って適時破棄するために必要です。
レコードマネジメントには次のような利点があります。現在のレコード（紙の書類と電子形式の情報の両方）をより効率的に管理できる、余計な記録管理作業を減らせる、レコードのストレージ機器／レコードの提供にかかるコストを削減できる、不要な書類を保管しなくてすむためオフィスのスペースを有効に活用できる、など。また、レコードマネジメントにより、組織の説明責任やタイムリーな情報アクセスが可能になります。
Alfresco Governance Servicesでは、レコードマネジメントの全機能が組み込まれたAlfresco Content Servicesを使用できます。これにより、ユーザーの業務方法を変更することなく、適切なタイミングでファイルを処理し、簡単にレコードとして宣言できるようになります。